Vorbereitung

ACHTUNG Damit die Autoarchivierung sinnvoll funktioniert, sollte bei Exchange Postfächern zuvor der Cache-Modus aktiviert und die Einstellung „E-Mail im Offlinemodus“ auf „Alle“ gesetzt werden. Dadurch werden tatsächlich alle vorhandenen Mails auf den Rechner synchronisiert. Wenn dann alle Mails des Postfachs vorhanden sind, kann die Autoarchivierung gestartet und die Mails auch tatsächlich archiviert werden.

Exchange-Cache-Modus in Outlook einstellen:

Datei –> Kontoeinstellungen –> Kontoeinstellungen –> Das entsprechende Konto auswählen –> Ändern –> Exchange-Cache-Modus verwenden + E-Mail im Offlinemodus auf Alle setzen. –> Weiter –> Fertigstellen.

Je nach vorheriger Einstellung kann es durchaus eine gewisse Zeit dauern, bis alle Mails tatsächlich auf den Rechner synchronisiert worden sind.

Durchführung

1.) Zuerst wählt man in seinem Postfach einen beliebigen Ordner aus, bspw. den Posteingang.

2.) Nun wählt man aus dem Menü den Reiter „Ordner“ aus.

Outlook Menü Reiter Ordner

Outlook Menü – Reiter Ordner

3.) In diesem Reiter wählt man den Punkt „Einstellungen für AutoArchivierung“ aus. Es öffnet sich das folgende Fenster.

Outlook - Fenster AutoArchivierung

Outlook – Fenster AutoArchivierung

4.) In diesem Fenster klickt man auf „Standardarchivierungseinstellungen„. Es öffnet sich ein weiteres Fenster.

Outlook - AutoArchivierungseinstellungen

Outlook – AutoArchivierungseinstellungen

5.) An dieser Stelle werden die allgemeinen Autoarchivierungseinstellungen vorgenommen.

5.1) Zuerst wird eingestellt, wie häufig die Autoarchivierung durchlaufen soll.

5.2) Wichtig ist außerdem, dass der Haken bei „Archivordner in Ordnerliste anzeigen“ gesetzt ist. Dies sorgt dafür, dass man den Archivordner sofort eingebunden hat und direkt auf die archivierten Mails zugreifen kann.

5.3) Unter „Elemente löschen, wenn älter als“ wird eingestellt, ab welchem Alter der Mails die Archivierung starten soll. Typische Werte sind 6 oder 12 Monate.

5.4) Wird die Autoarchivierung gestartet, kann sie entweder alte Mails komplett löschen oder eben archivieren. Wichtig ist, dass der Punkt „Alte Elemente verschieben nach“ ausgewählt wird. Hier klickt man auch auf Durchsuchen und wählt den Pfad, an dem das Archiv abgelegt werden soll, z.B. auf einem Server oder in einem lokalen Backupordner.

5.5) Zu guter Letzt ist auch ein Klick auf „Einstellungen auf alle Ordner anwenden“ hilfreich, damit man dieses Prozedere nur einmal durchlaufen muss. 😉

ACHTUNG Archivierte Mails sind nicht mehr im Postfach und werden daher auch nicht mehr auf dem Mailserver vorgehalten. Das bedeutet, dass das Archiv möglichst an einem Ort liegen sollte, vom dem regelmäßig Backups gemacht werden!